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Horacio Caamaño

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Hace 24 años que soy parte de la industria del turismo desempeñándome como Meeting Planner. Mi experiencia fue alimentada por todos los caminos que recorrí en este trayecto, puliéndome y preparándome para tener la mente abierta en un mercado que crece día a día, y yo con él.

No es una tarea sencilla, por algo es uno de los cinco trabajos más estresantes del mundo, pero admito que lo llevo en mí como una vocación, y que disfruto de hacerlo también gracias a tener en mis manos todas las herramientas que aportaron mi paso por el mundo de las líneas áreas, cruceros, las agencias de viajes, congresos y viajes de incentivos. En resumen, una vasta experiencia en organización, metodología y logística, además  del conocimiento de los destinos más relevantes de los continentes Americano, Europeo, Asiático, Africano y Oceánico, en donde además conocí los hoteles más importantes y exclusivos.

Antes de estos 24 años de profesión, mi personalidad inquieta me llevó a ser un trotamundos de oficio. Disfruto mucho de viajar y de tener la increíble oportunidad de interactuar con distintas culturas. Como esposo y padre de tres hermosos hijos pude hacer de este sentido aventurero, una profesión que me permite transmitirles a ellos la firme postura de que uno debe hacer aquello que lo hace feliz. El único trabajo aquí es lograrlo.

Por esa misma razón, las reuniones y los negocios no lo son todo en esta vida. Amo la diversidad y es por eso que estoy abocado en buscar el bienestar en cada paso que doy. Soy instructor de Hatha Yoha y meditador desde hace muchos años.

 

Te invito a conocerme en estos viajes, a que abramos juntos las puertas de los destinos más increíbles: en el mundo, como también en tu interior.

“MEETRA with Horacio” es un lugar en el universo virtual donde hago tierra sólo para contarte todo lo que no has visto y estás por ver.

Se trata de un término relativo a los negocios sustentables que pone a los organizadores de eventos en la mirilla a la hora de trabajar para clientes que buscan el triple resultado, es decir, satisfacerlos tanto económica, social y ambientalmente. A tomar nota porque esta es la nueva tendencia.

Puede que hayas notado que cada vez tenemos más destinos turísticos sustentables, que los hoteles empiezan a catalogarse como tales y que el eco-turismo ya no es una moda, sino una tendencia, una forma de vida para muchos. ¿Creías que esto pasaría inadvertido para los meeting planners? Pues no. Veamos qué se viene y cómo trabajar con ello.

Triple bottom line” es una expresión de deseo aún, un mero término que acunaron los negocios sustentables y que referencian a las empresas que se desempeñan de esta forma tanto en lo social, lo económico y lo ambiental. Estas empresas ostentan informes de sustentabilidad,  pero los mismos son totalmente voluntarios por lo que nada obliga a que las compañías del mundo pongan la responsabilidad social corporativa como leitmotive de sus eventos.

¿Por qué deberíamos estar en tema? No sólo porque es lo que se viene, sino además, porque en el hacer veremos que ofrecerá más beneficios para quienes nos contraten, sólo debemos poner un poco de esmero en planificar eventos de este tipo.

En este sentido, siempre es conveniente indagar en las entrevistas preliminares si la empresa que nos está contratando tiene este perfil. Por lo general, serán ellos los que nos anticipen este dato que es crucial para todas las contrataciones de servicios que siguen, pero nunca está de más asegurarnos de que esta información no aparecerá mágicamente cuando ya estamos a mitad de camino.

Encontrar la locación que respete estas indicaciones puede resultar difícil para aquellos que lo hacen por primera vez, pero la realidad es que esta tendencia está cada vez más en auge en ciertos destinos, más que en otros. Si un cliente nos pide respetar a rajatabla esta indicación, evaluemos si no es conveniente proponerles un destino adecuado en donde todo se ajuste al servicio de la triple cuenta de resultados.

Además, cuando hablamos de hacer negocios en entornos sustentables existe el mito de que los costos son más elevados porque hay que utilizar recursos que no son fáciles de conseguir: desde el catering hasta las instalaciones al aire libre. Puede que sea un gran desafío, pero plantearnos una negociación para lograr el mejor precio para una reunión sustentable, es el reto por lo que debemos pasar ahora, y desterrar ese mito.

No te subas a la “onda verde”

Cuando los meeting planners nos subimos a la onda verde dejamos de ver todas las opciones de negociación que tenemos alrededor. Pensalo así, tenés el paso sin necesidad de frenar, todo sale correctamente y llegás a tiempo con todo para que en el destino te bajes de ese auto y empieces con otra cosa. Es lo que sucede cuando creemos saber todo lo hay que hacer, casi de forma automatizada.

Las reuniones sustentables no tienen “onda verde”. No se tratan de eventos en donde conformamos al cliente con alimentos saludables al aire libre y nada más. Como todo lo que encaramos en nuestra maravillosa carrera, estos eventos también requieren que los pensemos hasta en lo más mínimo.

Organizar un evento con una propuesta “triple bottom line”, entonces, nos debe remitir en pensar las personas en forma individual para ofrecerles la experiencia más gratificante que hasta el momento hayan tenido, lo cual convertirá a una reunión de negocios en un momento de disfrute.

Hacerlo sustentable

¿De qué se trata el evento? ¿Cuántas personas asistirán? ¿Cuáles son sus gustos alimenticios? ¿Son cuidadosos con sus horas de sueño, de esparcimiento y de alimentación? ¿Asisten a este evento con agrado? El cuestionario puede ser infinito, pero todos estos datos nos acercarán a la mejor oferta.

Busquemos un destino acorde a un evento sustentable. Un lugar libre de ruidos molestos y en donde los horarios sean flexibles. Los momentos de atención deben ser cortos y abiertos, permitiendo que los asistentes  puedan conectar individualmente entre sí, si lo requieren.

Ofrezcámosle comida fresca y local, orgánica y nutrida en vegetales. Organicemos un programa de actividades, mayormente al aire libre, y con luz natural, favoreciendo los momentos de descanso, de respiración y meditación.

No propiciemos las acciones de marketing tradicionales. La folletería, lapiceras, pines y hasta las pantallas led publicitarias se pueden reemplazar con personas entrenadas para  que dialoguen con los asistentes y resuelvan sus consultas. Propiciemos el diálogo, el tono de voz suave y pausada, el entendimiento y la tolerancia.

Si todo esto sucede en un lugar convencional le estaríamos restando peso al mensaje, por lo que es conveniente que conozcamos que cada vez hay más hoteles con espacios propicios para este tipo de eventos, en  caso de que haya que hacerlo sí o sí en un hotel.

Organizar reuniones en donde nuestra mirada está puesta en las personas, en el planeta y en las ganancias tiene un plus fortalecedor para nuestro trabajo, y es que además estamos tomando un rol activo que se multiplica por la cantidad de asistentes que están, en ese mismo momento, respetando el medio ambiente y respetando la salud de cada uno.

Tremendo compromiso no debiera ser sólo una tendencia, propiciemos que sea un fenómeno destacable y digno de imitar.

Ser meeting planner no es para cualquiera. Si bien todas las profesiones tienen sus pros y sus contras, en éste caso sólo aquel que ama lo que hace perdura y alcanza no sólo el éxito, sino varias instancias de éxito; en definitiva, esta carrera está sorteada por muchos momentos tan intensos como placenteros. Te los cuento en este artículo.

Todos los meeting planner queremos ser exitosos en lo que hacemos, pero no todos logran serlo y peor aún, una gran porción de los entusiastas que recién comienzan se quedan en el camino sin ganas de intentarlo otra vez. Por eso dicen que esta profesión se ama o se odia. ¿Por qué crees que sucede?

Con la experiencia que tengo como meeting planner puedo asegurarte que si amas lo que haces, tienes gran porcentaje del boleto del éxito asegurado, todo lo demás es constancia, estudio (sí, nunca dejarás de estudiar y aprender cosas nuevas) y, por sobre todas las cosas, capacidad para organizarte.

Es cierto que ningún meeting planner está en una oficina en horario comercial atendiendo el teléfono y respondiendo emails, y cuando el reloj marca la hora de salida se dirige a su casa dejando los rollos del trabajo sobre el escritorio. Una de las razones por las que la mayoría somos freelancers es porque probablemente en un día tengamos una reunión con clientes, un evento de presentación, una visita a una locación y unas cuantas llamadas en diferentes horarios.

En ocasiones, nuestras reuniones con amigos tienen unos minutos de negociación porque, si hay algo que caracteriza a los meeting planner, es la capacidad para sociabilizar y generar relaciones personales en los ámbitos laborales. La personalidad es fundamental para alcanzar el éxito, es una piel que se tiene o no se tiene y que nos permite enfrentar con simpatía e inteligencia momentos de tensión o relax.

Sólo si amamos lo que hacemos podemos entregarnos al cien por ciento y totalmente transparentes, cualidades que se valoran tanto cuando generamos amigos, como cuando cerramos contratos o formamos un equipo de trabajo. Quiero poner un paréntesis aquí porque algunos piensan que somos personas solitarias y competitivas que nos dedicamos a trabajar sin cooperación de nuestros pares. Pues no, te aseguro que en cada colega con quienes he trabajado o compartido experiencias, tengo más de un aprendizaje que atesoro conmigo, algunas veces, como secretos bien guardados.

Y si de tiempos libres hablamos, te diré que te la pasarás viajando. Nunca sabes en qué destino solicitarán tus servicios, como también es posible que un día estés firmando un contrato para tomar un avión al día siguiente hacia una ciudad o un país que desconocías. Mientras los lugares que te esperan son nuevos, aún mejor para conocer, dispersarte y reconocer su mercado, sus lugares de reunión, hoteles, servicios de transporte y cambio de divisas.

En este sentido, tus conocimientos estarán en constante ejercicio -por eso te digo más arriba que siempre estarás estudiando- ya que no sólo conocerás lugares nuevos, también idiomas, tecnologías, recursos, culturas, y todo lo que sirva para alimentarte como meeting planner. Tu curiosidad y capacidad de análisis serán tu llave para que cada paso sea un aprendizaje, y que no sufras tanto la constante época de estudio. Recuerda que el éxito de tu trabajo aquí no se mide con rendir un buen examen de lo que aprendiste, sino de que las experiencias que absorbes las puedes poner en juego cada vez que te sean necesarias.

Es posible que la adrenalina propia de este trabajo y las presiones te jueguen una mala pasada. Muchas veces nos toca jugar este juego con un presupuesto muy acotado, con un cliente que no tiene muy claro lo que quiere o con tiempos cortos o indefinidos. También puede suceder que te sientas agotado, que no puedas definir el día de la noche de tantos viajes, reuniones y más. En este caso, la confianza en tu capacidad te sacará adelante. Deberás recordarte una y mil veces que esto es lo que sabes hacer y lo haces con pasión. El ejercicio logrará su ritmo exacto cada vez más rápido y volverás a tu eje antes de que nadie lo note.

Siempre recomiendo respirar y meditar unos minutos antes de tomar cualquier decisión apresurada. En esta profesión, como en la vida, cuando logramos oxigenarnos sacamos todo lo tóxico que nos impide, por sobre todas las cosas, confiar en que podemos hacer lo que nos propongamos.

En definitiva, estará en tus manos lograr que tu cliente esté feliz de haberte contratado. Como meeting planner toda tu maquinaria está en tu cerebro y la inteligencia con la que te muevas en este mercado. Finalmente, cuando cada evento organizado termina podrás ver el mapa de lo sucedido, celebrar los logros, analizar lo que hay que mejorar y recibir los reconocimientos cuando el rostro de quienes te confiaron la visibilidad de un momento importante tiene dibujada la sonrisa de la satisfacción. ¡Cómo no sentir lo mismo entonces!

Los hoteles de lujo y cinco estrellas, con sus salones especialmente confeccionados para encuentros de negocios, son hasta ahora los escenarios más elegidos en todo el mundo cuando organizamos reuniones corporativas. Sin embargo, si de bajar costos se trata, las salas de cine y los teatros, se están convirtiendo en los reductos que ocupan el segundo puesto en elecciones porque mantienen la calidad de un espacio adecuado, combinado con un presupuesto tentador.

¿Qué buscamos los meeting planners cuando tenemos en nuestras manos la selección del sitio adecuado para un evento? Que la locación sea la correcta para el programa de reuniones que vamos a organizar y que el presupuesto se ajuste a estos requisitos. Cuando se trata de reuniones corporativas, conferencias o presentaciones de productos, por lo general se eligen los salones que algunos hoteles tienen preparados para este fin.

Al analizar los costos de cada evento, no solo debemos considerar el alquiler del salón sino de otros requerimientos que, por lo general, tienen que ver con lo necesario para generar un ambiente adecuado: sillas cómodas, alfombras, mesas de arrime en los espacios de exposición, un buen equipamiento audiovisual, iluminación, cabinas para traductores simultáneos, los traductores, más los accesorios para ello, refrigerios, un clima adecuado según las horas que los participantes estén dentro del salón, entre otros detalles. Al final de la lista, el costo suele ser bastante elevado.

Aquí es donde comienzan las negociaciones para conseguir el mejor presupuesto tratando de que con ello no tengamos que sacrificar la calidad de la oferta. Este tire y afloje no es infinito. En nuestro constante andar buscando mejores oportunidades, desde hace un tiempo y cada vez con más firmeza, los teatros y salas de cine están siendo las locaciones preferidas por los meeting planners.

Hacia la optimización del espacio

Las salas de cine como hoy las conocemos son un devenir de un espacio creado artesanalmente en donde exponer películas para que varias personas puedan mirar al mismo tiempo. Cuando por fin la gente podía rentar una silla para ver un film en una sala acondicionada para ello, ésta sólo contaba con una pantalla cuadrada y plana, frente a unas cuantas sillas ubicadas simétricamente.

Los hábitos de consumo de la sociedad y los avances de la tecnología, hicieron que estas salas tan simples fueran mutando. Pantallas cada vez más grandes y rectangulares, hasta lograr una visualización panorámica, las sillas pasaron a ser butacas o sillones (dependiendo de la sala), más espacio entre las sillas, inclusive hacia adelante para acomodar las piernas, y apoya brazos más abiertos en donde también se puede apoyar un plato con comida o una bebida.

Las salas de cine empezaron a salir de los centros comerciales y tener sus propios complejos con varias salas en donde se puede ver un mismo film en distintos horarios, idiomas y tipo de exposición (2D, 3D y 4D). Además de agregarles aire acondicionado, sistema de audio dolby, las salas 4D, permiten tener experiencias sensoriales con movimiento en butacas, humectación, cambios de clima y más, para que el cinéfilo viva la intensidad de una película… o de una presentación de producto, también.

Los televisores y celulares son, sin dudarlo, la competencia directa de las salas de cine, por el momento, puesto que estos complejos ahora también van a competir por convertirse en los lugares adecuados para conferencias, presentaciones y reuniones corporativas.

En Argentina contamos con unas 883 salas declaradas como tales, según datos de Ultracine, ubicados en 250 edificios (algunos de estos son complejos, en otros casos se tratan sólo de salas independientes, por ejemplo las que están integradas a un Centro Cultural), en total se contabilizan unas 209.152 butacas disponibles en todo el país, en lo que va de este año. Vale aclarar que además existen salas de cine que no son utilizadas comercialmente, sino de forma privada (dentro de edificios de categoría).

¿Imaginan cómo podríamos aprovechar todos estos espacios para organizar reuniones corporativas? Antes que eso ¿Imaginan un meeting en una sala de cine? Veamos cómo lo han hecho en otros lugares.

La alternativa para las conferencias

La Asociación Internacional de Centros de Conferencias, con oficinas en Southam, Inglaterra, Chicago y Melbourne, Australia publicó un informe “Prediciendo el futuro de las reuniones”, en donde se pone el acento en la elección de nuevas tecnologías y sesiones más cortas. Por su parte, American Express Meeting and Events llegó a las mismas conclusiones con su pronóstico global de 2017.

De hecho, según Issa Jouaneh, vicepresidente senior y gerente general de American Express Meetings and Events, dijo al diario The New York Times, “Para los profesionales de reuniones, existe un equilibrio entre la experiencia de la reunión y la inversión requerida para llevar a cabo la reunión”. Por tanto, cada vez se pone más énfasis en el uso eficiente del tiempo, por lo que las salas de cine son la alternativa más cercana.

Respecto al presupuesto que manejamos los meeting planners, Bjorn Hanson, profesor de la Universidad de Nueva York dijo al The New York Times: “Debido a que los dueños de los teatros ya están pagando alquiler, impuestos inmobiliarios, servicios públicos, nómina, etc., los ingresos incrementales de las reuniones son altamente rentables porque solo los costos incrementales se miden en relación con los ingresos de la reunión”.

Es por eso que Mills James, la compañía de producción de medios en Columbis, Ohio, decidió hacer su reunión con minoristas en 22 salas de cine de todo el país, pudiendo aprovechar el tiempo y espacio para terminar con todas las reuniones en un día.

AFI Silver Theatre and Cultural Center en Silver Spring, reacondicionó tecnológicamente su sala para recibir cinco veces al año a los médicos y residentes del Instituto Estadounidense de Patología Radiológica, que realizan allí sus convenciones para aprovechar su tecnología audiovisual.

Otro ejemplo, es el de Christina Panos, directora de marketing de Corcoran Group (empresa de bienes raíces en New York) quienes eligieron el Teatro Ziegfeld para presentar el diseño de su página web en el año 2012. Los asistentes llegaron esperando entretenimiento, y esa expectativa, resultó siendo un plus motivacional.

Probablemente las salas de cine y los complejos teatrales no reemplacen a las salas de reuniones que las cadenas hoteleras acondicionaron. Algunos aducen que hay una audiencia de reuniones para cada espacio, mientras que se sigue evaluando si es tan rentable o si realmente optimiza los tiempos el uso de espacios nuevos. Me gusta pensar que tenemos más opciones a la hora de planificar, en definitiva, de eso se trata.

La caída de la libra esterlina, como consecuencia de la votación del Brexit, provocó un estallido del turismo receptivo en el Reino Unido. Según los medios británicos, se están rompiendo los árboles de visitantes, mientras que el WTTC advierte que los que están dispuestos tienen gastar un 6% más que el año pasado.

La moneda europea se convirtió rápidamente en un lugar elegido por Inglaterra. Cuando se analiza la situación del turismo receptivo desde los números, el panorama parece ser afortunado, sin embargo, hay voces que se adelantan a lo que sucederá después, cuando la moneda se estabilice y la salida de la Unión Europea sea un hecho.

El sitio Visite Gran Bretaña asegura que la industria del Reino Unido celebrará que en el verano del 2018 arriben el doble o más de turistas, pero por todas las cosas, se destacó que tenían más dispuestos a gastar más dinero en sus vacaciones. Por lo pronto, el año 2017 es un año de crecimiento para el turismo con una llegada de 38,1 millones de visitantes que gastarán unos 24 millones de libras esterlinas.

Pero el sitio oficial no es el único en auspiciar este panorama que está avalado por el último informe del Consejo Mundial de Viajes y Turismo donde analiza el impacto económico del turismo durante el año 2017. Según la WTTC los visitantes gastarán un 6% más que el año pasado en Inglaterra, y esta cifra no es menor si no es que el turismo de ese país genera más de cuatro millones de empleos, es decir, casi el 12%.

Los medios del Reino Unido se encuentran en una situación sorprendente en el ámbito del turismo, debido a que las cifras de visitantes por las vacaciones están en los límites en comparación con las temporadas anteriores, incluso cuando existen varios factores de incertidumbre como para el escenario, me refiero a la salida de la Unión Europea propiamente dicha y los casos de terrorismo que han puesto un freno en el turismo de aquel continente.

Sin dudas, la depresión de la libra esterlina, propicia otras salidas para aquellos que quieren aprovechar este momento para disfrutar de este destino. El diario The Guardian dijo que este año se rompió con una cantidad de visitantes, lo que supone un 19% de los envíos aéreos y que contiene a los turistas aéreos 15% más de libras esterlinas que el año pasado.

Movimientos internos y externos

Según la Oficina Nacional de Estadísticas Británicas, el Reino Unido recibió al menos 3 millones de visitantes de Norteamérica, lo que representa el 21% del total de visitantes y más de 15 millones de usos de la Unión Europea, además de unos 3 millones y medio . de turistas que llegan desde Australia, China y el Golfo. En todos los casos, las cifras representan entre un 4 y un 18% más de visitas que las temporadas anteriores.

Pero no todos los visitantes son personas con ganas de vacaciones y aprovechar el destino antes de la salida de la Unión Europea. La crisis de la libra esterlina hizo que el país fuera más atractivo también para los viajes de negocios.

La depresión de la moneda provocó que los residentes no pudieran viajar al exterior y que, en los casos de viajes corporativos, debieran organizar sus eventos y reuniones en el país, siendo hoy el Reino Unido una buena ubicación tanto para vacacionar como para realizar eventos, conferencias y congresos a nivel local.

En este sentido, el movimiento interno también se hizo notar. En julio de este año hubo un 2% menos de traslados al exterior del Reino Unido, al año anterior y una baja significativa del gasto de los británicos en sus vacaciones.

Mientras que este ambiente genera un pseudo crecimiento para el crecimiento del mundo, otros manifiestan sus preocupaciones que no son menores de edad, por ejemplo, Debora Heather, responsable de Calidad en el Turismo. Afirmación con preocupación que “muchos de nuestros asociados “que tiene más reservas y que se debe a la caída de la libra, pero nadie sabe qué pasar cuando la moneda se recupere”.

Por su parte, también el sector hotelero no sabe cómo responder a la situación de sus empleados que no tienen ciudadanía inglesa y que, en un tiempo más, respondedor de la respuesta al cimbronazo que trae aparejada la votación del Brexit y que, por el momento , parece vender espejos de colores.

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