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Consejos de Viaje

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Se trata de un término relativo a los negocios sustentables que pone a los organizadores de eventos en la mirilla a la hora de trabajar para clientes que buscan el triple resultado, es decir, satisfacerlos tanto económica, social y ambientalmente. A tomar nota porque esta es la nueva tendencia.

Puede que hayas notado que cada vez tenemos más destinos turísticos sustentables, que los hoteles empiezan a catalogarse como tales y que el eco-turismo ya no es una moda, sino una tendencia, una forma de vida para muchos. ¿Creías que esto pasaría inadvertido para los meeting planners? Pues no. Veamos qué se viene y cómo trabajar con ello.

Triple bottom line” es una expresión de deseo aún, un mero término que acunaron los negocios sustentables y que referencian a las empresas que se desempeñan de esta forma tanto en lo social, lo económico y lo ambiental. Estas empresas ostentan informes de sustentabilidad,  pero los mismos son totalmente voluntarios por lo que nada obliga a que las compañías del mundo pongan la responsabilidad social corporativa como leitmotive de sus eventos.

¿Por qué deberíamos estar en tema? No sólo porque es lo que se viene, sino además, porque en el hacer veremos que ofrecerá más beneficios para quienes nos contraten, sólo debemos poner un poco de esmero en planificar eventos de este tipo.

En este sentido, siempre es conveniente indagar en las entrevistas preliminares si la empresa que nos está contratando tiene este perfil. Por lo general, serán ellos los que nos anticipen este dato que es crucial para todas las contrataciones de servicios que siguen, pero nunca está de más asegurarnos de que esta información no aparecerá mágicamente cuando ya estamos a mitad de camino.

Encontrar la locación que respete estas indicaciones puede resultar difícil para aquellos que lo hacen por primera vez, pero la realidad es que esta tendencia está cada vez más en auge en ciertos destinos, más que en otros. Si un cliente nos pide respetar a rajatabla esta indicación, evaluemos si no es conveniente proponerles un destino adecuado en donde todo se ajuste al servicio de la triple cuenta de resultados.

Además, cuando hablamos de hacer negocios en entornos sustentables existe el mito de que los costos son más elevados porque hay que utilizar recursos que no son fáciles de conseguir: desde el catering hasta las instalaciones al aire libre. Puede que sea un gran desafío, pero plantearnos una negociación para lograr el mejor precio para una reunión sustentable, es el reto por lo que debemos pasar ahora, y desterrar ese mito.

No te subas a la “onda verde”

Cuando los meeting planners nos subimos a la onda verde dejamos de ver todas las opciones de negociación que tenemos alrededor. Pensalo así, tenés el paso sin necesidad de frenar, todo sale correctamente y llegás a tiempo con todo para que en el destino te bajes de ese auto y empieces con otra cosa. Es lo que sucede cuando creemos saber todo lo hay que hacer, casi de forma automatizada.

Las reuniones sustentables no tienen “onda verde”. No se tratan de eventos en donde conformamos al cliente con alimentos saludables al aire libre y nada más. Como todo lo que encaramos en nuestra maravillosa carrera, estos eventos también requieren que los pensemos hasta en lo más mínimo.

Organizar un evento con una propuesta “triple bottom line”, entonces, nos debe remitir en pensar las personas en forma individual para ofrecerles la experiencia más gratificante que hasta el momento hayan tenido, lo cual convertirá a una reunión de negocios en un momento de disfrute.

Hacerlo sustentable

¿De qué se trata el evento? ¿Cuántas personas asistirán? ¿Cuáles son sus gustos alimenticios? ¿Son cuidadosos con sus horas de sueño, de esparcimiento y de alimentación? ¿Asisten a este evento con agrado? El cuestionario puede ser infinito, pero todos estos datos nos acercarán a la mejor oferta.

Busquemos un destino acorde a un evento sustentable. Un lugar libre de ruidos molestos y en donde los horarios sean flexibles. Los momentos de atención deben ser cortos y abiertos, permitiendo que los asistentes  puedan conectar individualmente entre sí, si lo requieren.

Ofrezcámosle comida fresca y local, orgánica y nutrida en vegetales. Organicemos un programa de actividades, mayormente al aire libre, y con luz natural, favoreciendo los momentos de descanso, de respiración y meditación.

No propiciemos las acciones de marketing tradicionales. La folletería, lapiceras, pines y hasta las pantallas led publicitarias se pueden reemplazar con personas entrenadas para  que dialoguen con los asistentes y resuelvan sus consultas. Propiciemos el diálogo, el tono de voz suave y pausada, el entendimiento y la tolerancia.

Si todo esto sucede en un lugar convencional le estaríamos restando peso al mensaje, por lo que es conveniente que conozcamos que cada vez hay más hoteles con espacios propicios para este tipo de eventos, en  caso de que haya que hacerlo sí o sí en un hotel.

Organizar reuniones en donde nuestra mirada está puesta en las personas, en el planeta y en las ganancias tiene un plus fortalecedor para nuestro trabajo, y es que además estamos tomando un rol activo que se multiplica por la cantidad de asistentes que están, en ese mismo momento, respetando el medio ambiente y respetando la salud de cada uno.

Tremendo compromiso no debiera ser sólo una tendencia, propiciemos que sea un fenómeno destacable y digno de imitar.

Los hoteles de lujo y cinco estrellas, con sus salones especialmente confeccionados para encuentros de negocios, son hasta ahora los escenarios más elegidos en todo el mundo cuando organizamos reuniones corporativas. Sin embargo, si de bajar costos se trata, las salas de cine y los teatros, se están convirtiendo en los reductos que ocupan el segundo puesto en elecciones porque mantienen la calidad de un espacio adecuado, combinado con un presupuesto tentador.

¿Qué buscamos los meeting planners cuando tenemos en nuestras manos la selección del sitio adecuado para un evento? Que la locación sea la correcta para el programa de reuniones que vamos a organizar y que el presupuesto se ajuste a estos requisitos. Cuando se trata de reuniones corporativas, conferencias o presentaciones de productos, por lo general se eligen los salones que algunos hoteles tienen preparados para este fin.

Al analizar los costos de cada evento, no solo debemos considerar el alquiler del salón sino de otros requerimientos que, por lo general, tienen que ver con lo necesario para generar un ambiente adecuado: sillas cómodas, alfombras, mesas de arrime en los espacios de exposición, un buen equipamiento audiovisual, iluminación, cabinas para traductores simultáneos, los traductores, más los accesorios para ello, refrigerios, un clima adecuado según las horas que los participantes estén dentro del salón, entre otros detalles. Al final de la lista, el costo suele ser bastante elevado.

Aquí es donde comienzan las negociaciones para conseguir el mejor presupuesto tratando de que con ello no tengamos que sacrificar la calidad de la oferta. Este tire y afloje no es infinito. En nuestro constante andar buscando mejores oportunidades, desde hace un tiempo y cada vez con más firmeza, los teatros y salas de cine están siendo las locaciones preferidas por los meeting planners.

Hacia la optimización del espacio

Las salas de cine como hoy las conocemos son un devenir de un espacio creado artesanalmente en donde exponer películas para que varias personas puedan mirar al mismo tiempo. Cuando por fin la gente podía rentar una silla para ver un film en una sala acondicionada para ello, ésta sólo contaba con una pantalla cuadrada y plana, frente a unas cuantas sillas ubicadas simétricamente.

Los hábitos de consumo de la sociedad y los avances de la tecnología, hicieron que estas salas tan simples fueran mutando. Pantallas cada vez más grandes y rectangulares, hasta lograr una visualización panorámica, las sillas pasaron a ser butacas o sillones (dependiendo de la sala), más espacio entre las sillas, inclusive hacia adelante para acomodar las piernas, y apoya brazos más abiertos en donde también se puede apoyar un plato con comida o una bebida.

Las salas de cine empezaron a salir de los centros comerciales y tener sus propios complejos con varias salas en donde se puede ver un mismo film en distintos horarios, idiomas y tipo de exposición (2D, 3D y 4D). Además de agregarles aire acondicionado, sistema de audio dolby, las salas 4D, permiten tener experiencias sensoriales con movimiento en butacas, humectación, cambios de clima y más, para que el cinéfilo viva la intensidad de una película… o de una presentación de producto, también.

Los televisores y celulares son, sin dudarlo, la competencia directa de las salas de cine, por el momento, puesto que estos complejos ahora también van a competir por convertirse en los lugares adecuados para conferencias, presentaciones y reuniones corporativas.

En Argentina contamos con unas 883 salas declaradas como tales, según datos de Ultracine, ubicados en 250 edificios (algunos de estos son complejos, en otros casos se tratan sólo de salas independientes, por ejemplo las que están integradas a un Centro Cultural), en total se contabilizan unas 209.152 butacas disponibles en todo el país, en lo que va de este año. Vale aclarar que además existen salas de cine que no son utilizadas comercialmente, sino de forma privada (dentro de edificios de categoría).

¿Imaginan cómo podríamos aprovechar todos estos espacios para organizar reuniones corporativas? Antes que eso ¿Imaginan un meeting en una sala de cine? Veamos cómo lo han hecho en otros lugares.

La alternativa para las conferencias

La Asociación Internacional de Centros de Conferencias, con oficinas en Southam, Inglaterra, Chicago y Melbourne, Australia publicó un informe “Prediciendo el futuro de las reuniones”, en donde se pone el acento en la elección de nuevas tecnologías y sesiones más cortas. Por su parte, American Express Meeting and Events llegó a las mismas conclusiones con su pronóstico global de 2017.

De hecho, según Issa Jouaneh, vicepresidente senior y gerente general de American Express Meetings and Events, dijo al diario The New York Times, “Para los profesionales de reuniones, existe un equilibrio entre la experiencia de la reunión y la inversión requerida para llevar a cabo la reunión”. Por tanto, cada vez se pone más énfasis en el uso eficiente del tiempo, por lo que las salas de cine son la alternativa más cercana.

Respecto al presupuesto que manejamos los meeting planners, Bjorn Hanson, profesor de la Universidad de Nueva York dijo al The New York Times: “Debido a que los dueños de los teatros ya están pagando alquiler, impuestos inmobiliarios, servicios públicos, nómina, etc., los ingresos incrementales de las reuniones son altamente rentables porque solo los costos incrementales se miden en relación con los ingresos de la reunión”.

Es por eso que Mills James, la compañía de producción de medios en Columbis, Ohio, decidió hacer su reunión con minoristas en 22 salas de cine de todo el país, pudiendo aprovechar el tiempo y espacio para terminar con todas las reuniones en un día.

AFI Silver Theatre and Cultural Center en Silver Spring, reacondicionó tecnológicamente su sala para recibir cinco veces al año a los médicos y residentes del Instituto Estadounidense de Patología Radiológica, que realizan allí sus convenciones para aprovechar su tecnología audiovisual.

Otro ejemplo, es el de Christina Panos, directora de marketing de Corcoran Group (empresa de bienes raíces en New York) quienes eligieron el Teatro Ziegfeld para presentar el diseño de su página web en el año 2012. Los asistentes llegaron esperando entretenimiento, y esa expectativa, resultó siendo un plus motivacional.

Probablemente las salas de cine y los complejos teatrales no reemplacen a las salas de reuniones que las cadenas hoteleras acondicionaron. Algunos aducen que hay una audiencia de reuniones para cada espacio, mientras que se sigue evaluando si es tan rentable o si realmente optimiza los tiempos el uso de espacios nuevos. Me gusta pensar que tenemos más opciones a la hora de planificar, en definitiva, de eso se trata.

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